Patentstyret er ei offentleg myndigheit som har som sin viktigaste oppgåve å vurdere søknader og tildele rettar til patent, varemerke og design. Patentstyret har Truverdig som ein av sine verdiar og kvalitet må derfor prege kvardagen vår. Patentstyret har ein kvalitetspolitikk og eit system for kvalitetsstyring som skal bidra til at arbeidet blir utført etter gjeldande lover og forskrifter og slik at det oppfyller kundane sine forventningar til kvalitet.

Kvalitetsarbeidet i Patentstyret drivast systematisk og er sertifisert etter ISO 9001:2015 (sjå sertifikat). ISO-sertifiseringa bekrefter at vi arbeider målretta med å tilby tenester med riktig kvalitet til kundane våre. ISO-standarden er ein av dei mest hevdvunne innanfor kvalitetsstyring i verda og har blant anna fokus på verksemda sine kundar og omgivnader.

Nedanfor kan du lese meir om Patentstyret sitt kvalitetsarbeid.

Organisering av kvalitetsarbeidet

Avdelingane som har ansvaret for dei ISO-sertifiserte områda, har peika ut kvar sin kvalitetskoordinator. Kvalitetskoordinatorane utgjer eit team som samarbeider på tvers og gjer råd til leiargruppa i saker som gjeld systemet for kvalitetsstyring.

Kvalitetsleiar leiar teamet sitt arbeid og deltek i leiargruppa når saker som gjeld kvalitetsstyring blir behandla.

Kompetanse

Patentstyret gjennomfører både generelle og fagspesifikke opplæringsprogram for alle nytilsette. Våre erfarne medarbeidarar deltek på interne og eksterne oppdateringskurs i immaterialrett og andre relevante fagområde, og i internasjonalt samarbeid med blant anna EPO og EUIPO.

Arbeidsforklaringar og retningslinjer

Patentstyret sine prosessar for søknadsbehandling er beskreve i dei interne arbeidsforklaringane våre. Desse bidreg til einheitleg behandling av søknader slik at utfallet av behandlinga er uavhengig av saksbehandlar. Vi har også oppdaterte eksempelsamlingar og avgjerder frå nasjonal og internasjonal rettspraksis på alle fagområde, avgjerder som dannar rammer for eit lovbunden skjønn.

Risikostyring

For å forstå, kontrollere og ved behov redusere risiko har Patentstyret ein prosess for regelmessig å gjennomgå verksemda sine risikoområde. Dei ulike risikoelementa blir følgde jamleg gjennom året og behandlast av Patentstyret si leiargruppe. På denne måten kan tiltak iverksettast for å redusere risiko for uønska hendingar (føre-var prinsippet).

Tilbakemeldingar frå kundar

For å avdekke korleis kundane oppfattar Patentstyret si verksemd og for å identifisere moglege forbetringar gjennomfører vi kvart år kundeundersøkingar blant dei som har levert søknad om patent, varemerke- eller designregistrering. 

Sjå resultata frå kundeundersøkingar (PDF):

• Kundeundersøkelser blant privatpersoner og bedrifter på alle områder 2021
• Kundeundersøkelser blant privatpersoner og bedrifter på alle områder 2020
• Dybdeintervjuer om patent med fullmektigbyråene 2020

I tillegg oppfordrar vi kundane våre til å gi tilbakemeldingar om saksbehandlinga, dei elektroniske tenestene våre og kundesenteret vårt. Kundane sine tilbakemeldingar hjelper oss til å identifisere område som treng forbetring.

Har du tilbakemeldingar? Send dei til post@patentstyret.no.

Tilbakemeldingar frå tilsette

I forbetringsarbeidet vårt oppfordrar vi også dei tilsette til å melde inn forbetringsforslag ved arbeidsprosessane våre. Vi behandlar årleg ca 150 forslag, noko som bidreg til forbetringar både internt og for kundane våre.

Avvikshandtering

Når vi oppdagar feil ved saksbehandlinga, registrerast det i kvalitetssikringssystemet. Avvika blir deretter behandla ved at det blir gjort ein årsaks- og konsekvensanalyse og korrigerande tiltak blir iverksett.

Leiinga overvaker nøkkeltal

Som ein del av verksemdsstyringa går Patentstyret si leiargruppe regelmessig gjennom nøkkeltal knytta til blant anna nye søknader, behandlingstid, registrerte avvik og tilbakemelding frå kundar. Tiltak blir sette i gang ved behov.

Varemerke: status for behandlingstid for varemerkesøknader
Design: status for saksbehandlinga av designsøknader
Patent: status for saksbehandlinga av patentsøknader

Internrevisjon og kvalitetsmålingar

For å avdekke forbetringsområde ved prosessane våre gjennomfører vi kvart år ei rekkje interne revisjonar. Dette gjerast ved at tilsette med revisjonserfaring gjennomfører intervju for å kartleggje utvalde interne prosessar. Vidare sjekkar vi om kvaliteten på avgjerdene våre og saksinformasjonen er på ønskt nivå ved å gjennomføre årlege stikkprøvar innan kvart fagområde.

Eksternrevisjon

For å sikre at vi er i samsvar med krava i ISO 9001:2015, har vi årlege gjennomgangar av kvalitetsstyringssystemet og korleis det er implementert i organisasjonen av ein uavhengig tredjepart. Patentstyret er sertifisert av Kiwa, som er eit akkreditert sertifiseringsorgan.