Patentstyret er en offentlig myndighet som har som sin viktigste oppgave å vurdere søknader og tildele rettigheter til patent, varemerke og design.

Patentstyret har troverdig som en av sine verdier, og kvalitet må derfor prege vår hverdag. Patentstyret har en kvalitetspolitikk og et system for kvalitetsstyring som skal bidra til at arbeidet utføres iht. gjeldende lover og forskrifter og slik at det oppfyller kundens forventninger til kvalitet.

Kvalitetsarbeidet i Patentstyret drives systematisk og er sertifisert i henhold til ISO 9001:2015 (se sertifikat). ISO-sertifiseringen bekrefter at vi arbeider målrettet med å tilby tjenester med riktig kvalitet til kundene våre. ISO-standarden er en av verdens mest annerkjente innenfor kvalitetsstyring og har blant annet fokus på virksomhetens kunder og omgivelser.

Nedenfor kan du lese mer om Patentstyrets kvalitetsarbeid.

Organisering av kvalitetsarbeidet

Avdelingene som har ansvar for ISO-sertifiserte områder, har utpekt hver sin kvalitetskoordinator. Kvalitetskoordinatorene utgjør et team som samarbeider på tvers og gir råd til ledergruppen i saker som gjelder systemet for kvalitetsstyring.

Kvalitetsleder leder teamets arbeid, og deltar i ledergruppen når saker som angår kvalitetsstyring blir behandlet.

Kompetanse

Patentstyret gjennomfører både generelle og fagspesifikke opplæringsprogrammer for alle nyansatte. Våre erfarne medarbeidere deltar på interne og eksterne oppdateringskurs i immaterialrett og andre relevante fagområder, og i internasjonalt samarbeid med blant annet EPO og EU-IPO

Arbeidsbeskrivelser og retningslinjer

Patentstyrets prosesser for søknadsbehandling er beskrevet i våre interne arbeidsbeskrivelser. Disse bidrar til enhetlig behandling av søknader slik at utfallet av behandlingen er uavhengig av saksbehandler. Vi har også oppdaterte eksempelsamlinger og avgjørelser fra nasjonal og internasjonal rettspraksis på alle fagområder, avgjørelser som danner rammer for et lovbundet skjønn.

Risikostyring

For å forstå, kontrollere og ved behov redusere risiko har Patentstyret en prosess for regelmessig å gjennomgå virksomhetens risikoområder. De ulike risikoelementene følges jevnlig gjennom året og behandles av Patentstyrets ledergruppe. På denne måten kan tiltak iverksettes for å redusere risiko for uønskede hendelser (føre-var prinsippet).

Tilbakemeldinger fra kunder

For å avdekke hvordan kundene oppfatter Patentstyrets virksomhet og for å identifisere mulige forbedringer gjennomfører vi hvert år kundeundersøkelser blant dem som har levert søknad om patent, varemerke- eller designregistrering. 

Se resultatene fra kundeundersøkelser (PDF):

• Kundeundersøkelser blant privatpersoner og bedrifter på alle områder 2021
• Kundeundersøkelser blant privatpersoner og bedrifter på alle områder 2020
• Dybdeintervjuer om patent med fullmektigbyråene 2020

I tillegg oppfordrer vi våre kunder til å gi tilbakemeldinger om saksbehandlingen, våre elektroniske tjenester og kundesenteret vårt. Kundenes tilbakemeldinger hjelper oss til å identifisere områder som trenger forbedring. Send din tilbakemelding til post@patentstyret.no.

Tilbakemeldinger fra ansatte

I vårt forbedringsarbeid oppfordres også våre ansatte til å melde inn forbedringsforslag ved arbeidsprosessene våre. Vi behandler årlig ca 150 forslag, noe som både bidrar til interne forbedringer og forbedringer for kundene våre.

Avvikshåndtering

Når vi oppdager feil ved saksbehandlingen registreres det i kvalitetssikringssystemet. Avvikene behandles deretter ved at det gjøres en årsaks- og konsekvensanalyse og korrigerende tiltak iverksettes.

Ledelsen overvåker nøkkeltall

Som en del av virksomhetsstyringen går ledergruppen i Patentstyret regelmessig gjennom nøkkeltall knyttet til nye søknader, behandlingstid, registrerte avvik og tilbakemelding fra kunder. Ved behov blir det iverksatt tiltak.

Varemerke: status for behandlingstid for varemerkesøknader
Design: status for saksbehandlingen av designsøknader
Patent: status for saksbehandlingen av patentsøknader

Internrevisjon og kvalitetsmålinger

For å avdekke forbedringsområder ved prosessene våre gjennomfører vi hvert år en rekke interne revisjoner. Dette gjøres ved at ansatte med revisjonserfaring gjennomfører intervjuer for å kartlegge utvalgte interne prosesser. Videre sjekker vi om kvaliteten på avgjørelsene våre og saksinformasjonen er på ønsket nivå ved å gjennomføre årlige stikkprøver innen hvert fagområde.

Eksternrevisjon

For å sikre at vi er i overensstemmelse med kravene i ISO 9001:2015 har vi årlige gjennomganger av kvalitetsstyringssystemet og dets implementering i organisasjonen av en uavhengig tredjepart. Patentstyret er sertifisert av Kiwa, som er et akkreditert sertifiseringsorgan.